Panorama des offres des solutions en ligne et facteurs clefs de réussite pour développer des pratiques de coproduction.
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Qu’il s’agisse d’élaborer une note, de relire un compte-rendu ou compléter un document, la coproduction, c.a.d. la production d’information à plusieurs, se généralise avec la facilité de transmission électronique et la multiplicité des contextes de collaboration. Pourtant on ne peut pas dire qu’on ne s’emmêle pas les pinceaux. Les outils de suivi de modification (Word) ne sont pas toujours adaptés ou bien utilisés et on se retrouve souvent avec des versions concurrentes à gérer, à ne plus savoir qu’elle est la dernière mouture, etc.
De nouveaux usages émergent avec les services en ligne de dernière génération : décryptage et explication !
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Cet espace proposé par USEO est ouvert à tous ceux qui s’intéressent aux développements des usages associés aux TIC. Un lieu d’échange, mais également de partage : USEO y met notamment à disposition sa méthodologie DOTU et ses évaluations. Chacun est libre d’y apporter sa contribution, son regard ou d’y poser ses questions.
L’univers des TIC est complexe et sans cesse en évolution. Il est difficile d’en maitriser les concepts, les enjeux, de distinguer les bonnes opportunités des fausses. Cette place d’échange propose des contenus pédagogiques et synthétiques illustrant les usages issus du développement des TIC. Des animations de 2 minutes présentant un usage, comme celle de Pierre racontant comment il s’appuie sur son Réseau social d’entreprise au quotidien, complètent des études sur les grandes thématiques du moment.
Ces éclairages permettent à chacun d’imaginer comment ces nouveaux usages peuvent se décliner dans son contexte et répondre à l’objectif stratégique de son organisation.
Recueillir le besoin en partant d’une feuille blanche peut être hasardeux. Les utilisateurs sont souvent peu matures dans leurs usages sur ces thématiques et ont du mal à exprimer des attentes claires et fondées. La démarche DOTU (présentée plus bas) permet d’étudier en partant d’usages cibles, le niveau d’exigence fonctionnel nécessaire pour répondre aux attentes utilisateurs.
Ce guide permet de construire un cadrage fonctionnel d’un projet ou une expression de besoin pour les plus avertis.
Exprimer un besoin est une chose, avoir les moyens de le concrétiser en est une autre. En utilisant les radars DOTU, il est possible de comparer son besoin avec la couverture fonctionnelle de différentes solutions du marché et d’identifier les domaines d’adéquation et d’inadéquation. Des indicateurs (et l’analyse de la solution) informent de prise en charge « native », « par configuration », « par développement » de la fonction.
Ces informations permettent de bâtir une évaluation de la faisabilité dont on peut extrapoler une évaluation financière.
Le secteur des TIC est très dynamique, apportant son lot d’innovations constamment. USEO propose régulièrement des focus sur des usages novateurs illustrés par une solution. Bientôt plus d’une cinquantaine de solutions figureront dans le référentiel ; elles offrent déjà une vue d’ensemble de l’offre du marché. Les analyses de l’état de l’art publiées régulièrement par USEO complètent également ce panorama.
Cette information permet à chacun de se maintenir au fait de l’offre du marché et d’y puiser des idées d’usages à développer dans son organisation.
USEO propose une expertise et des méthodologies opérationnelles pour armer les MOA dans la conduite de leurs projets TIC. Son pôle Etude analyse l’état de l’art, produit des supports pédagogiques et des analyses des solutions du marché. Cette expertise structurée et formalisée permet aux équipes USEO de réaliser des prestations de conseil sur mesure et efficaces répondant aux spécificités de chacun. USEO apprend, partage et interagit avec son environnement et aujourd’hui, renforce cette dynamique avec cette place d’échange. Editeurs, intégrateurs, utilisateurs sont en mesure de s’y exprimer librement, notamment d’amender notre analyse et de nous faire part de leur avis.
Un classement des usages par grand domaine :
- La gestion de contenus (CMS) pour gérer les fonctions de publication d’un site. Permet de définir des organisations de l’information et des modes de publication dans des environnements complexes
- Les portails qui permettent de constituer un point d’accès privilégié au Système d’information agrégeant contenus et services d’applications diverses.
- La gestion de documents (ECM) pour gérer les documents bureautiques de l’organisation, leur classement, leur partage, leur cycle de vie
- Le travail collaboratif : les espaces de partage dans le cadre d’activité projet ou autre, plus ou moins structuré
- Les Réseaux sociaux d’entreprise qui proposent de nouvelles formes de communication et de collaboration
Chacun de ces domaines est composé d’un référentiel d’usages cibles, eux même subdivisé en niveau d’exigence fonctionnel. Chaque usage est décrit par un schéma de synthèse
L’autre point d’entrée du référentiel est celui des solutions. Chacune est évaluée sur les thématiques couvertes. Depuis chaque évaluation, la description de l’usage est également directement accessible.
Une méthodologie structurant la réflexion amont à la rédaction d’un cahier des charges. Elle permet de rapprocher des modèles d’usages et une expression de besoin « organisationnelle », d’affiner l’exigence fonctionnelle et de comparer l’expression du besoin avec l’état de l’art. Cette démarche permet de faire des propositions, d’isoler les parties standards des domaines qui exigent une approche spécifique et au final d’évaluer : risque d’intégration, cout et délais. Cette méthodologie a été conçue par USEO.
Éternelle source de frustrations sur un projet, la faible adhésion des utilisateurs ruine l’investissement consenti et démobilise les sponsors de la modernisation des pratiques. Pourquoi accuse-t-on toujours l’outil ? il n’est que ce qu’on a voulu qu’il soit. Si la conduite du changement est le pré-requis évident, il n’est pas toujours possible de disposer d’un accompagnement suffisant. Quels sont les leviers dont disposent les organisations pour assurer l’appropriation ?
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Dans les entreprises, les utilisateurs mettent leur DSI en concurrence avec les services Saas directement accessibles en ligne. Un mouvement loin d’être anodin, qui pourrait contribuer à l’externalisation progressive du SI, mais cette fois-ci sous la pression des utilisateurs. Une situation qui devrait conduire à une amélioration des outils de travail pour chacun.
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